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GESTIÓN DE PROYECTOS - PRIMERA PARTE

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• La correcta gestión de proyectos permite su realización optimizando el uso de los recursos económicos y humanos involucrados así como el tiempo de su ejecución. En los siguientes artículos veremos algunas herramientas y técnicas útiles al momento de llevarlos adelante con el fin transformar los mismos en realidad de la forma más eficiente posible. 

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Muchas veces debemos llevar adelante proyectos que requieren de una planificación estructurada en etapas para lograr los objetivos planteado.  El trabajo de desglosar el proyecto en unidades más pequeñas organizadas jerárquicamente es una forma muy útil de garantizar que nada quede exceptuado de análsis y discusión en este tipo de procesos:

Work Breakdown Structure (WBS) o Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT):

Su objetivo es organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto según lo declarado en la documentación vigente. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales, llamados  paquetes de trabajo. Se trata de un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, y sirve como base para la planificación del proyecto. Todo trabajo del proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.

Calendario de Actividades

A la hora de elaborar un proyecto es indispensable determinar la duración de cada una de las actividades. Este ítem se denomina calendarización del proyecto. Ello permite juzgar la factibilidad del mismo al indagar sobre varios puntos: 

A)Existencia de una distribución uniforme del trabajo.

B)Plazos realistas.

C)Tiempo suficiente para obtener productos básicos que se necesitan como insumos para otras actividades.

D) Si los límites de tiempo asignados a cada actividad son proporcionados entre sí o existen desajustes entre cada una de ellas.

Algunas herramientas de calendarización son los diagramas de Gantt, PERT o CPM, siendo estos dos últimos mas complejos pero al mismo tiempo permiten resolver ciertas limitaciones del primero. También es necesario aclarar que la calendarización del proyecto debe llevarse a cabo una vez finalizada la calendarización financiera del mismo.

Calendario Financiero

Se trata de establecer en cada actividad y en cada momento o fase del proyecto los recursos financieros necesarios para llevarlos adelante. Se propone evitar la mayor cantidad de de fases posibles entre el flujo de caja cash-flow y los pagos a realizar o gastos a enfrentar. Hay que precisar, asimismo, la forma en que se irán obteniendo los recursos, asegurando el ritmo de operación del proyecto, de modo que haya una permanente revisión y nivelación entre gastos e ingresos. 

"El trabajo de desglosar el proyecto en unidades más pequeñas organizadas jerárquicamente es una forma muy útil de garantizar que nada quede exceptuado de análsis y discusión"

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Recursos necesarios

Todo proyecto requiere para su realización de una serie de recursos (bienes, medios y servicios) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato. Cuando se elabora un proyecto suelen distinguirse cuatro tipos de recursos: humanos, materiales, técnicos y financieros. Ellos constituyen los insumos necesarios para su realización.

Humanos

Es necesario disponer de personas capacitadas para realizar las tareas asignadas. Es necesario establecer la cualificación del personal requerido para llevar adelante las tareas propuestas, lo que en algunos casos puede derivar en un proyecto separado

Materiales

Contempla herramientas, equipos, instrumentos e infraestructura necesaria para llevar adelante el proyecto.

Técnicos

Se establecen técnicas y tecnologías a aplicar durante todo el proceso.

Financieros

Se realiza una estimación de los fondos disponibles. Entre ellos podemos observar presupuestos ordinarios, subvenciones, pagos de servicio por parte de los usuarios, ingresos o beneficios y créditos externos o internos entre otros. Ello permite establecer la estructura financiera del proyecto.

 

 

En próximas publicaciones veremos más herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarnos a llevarlos adelante con éxito.

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