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GESTIÓN DE PROYECTOS - TERCERA PARTE

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• En la tercera y última edición continuaremos analizando las herramientas y desarrollando tips que pueden ser vitales para lograr los objetivos planteados en el proyecto. 

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Estructura del proyecto

Es necesario que reflejemos de alguna manera la estructura de gestión que será la encargada de la ejecución del proyecto para entender cómo puede afectar el mismo a la organización. Para ello contamos con algunas herramientas:
● Organigrama donde se explique como se inserta el proyecto dentro de la organización.

● Funciones del personal, establecidas según tareas y grados de responsabilidad.

● Relaciones e interacciones del personal a través de los niveles jerarquicos y de consulta interna.
● Mecanismo de coordinación y supervisión.
● Sistemas de evaluación interna y seguimiento.
● Canales de información.

 

Si se trata de un proyecto que será ejecutado por varias organizaciones habrá que especificar además la responsabilidad que asume cada una de ellas, así como el tipo de relación o vinculación que se establece a los efectos de la ejecución del proyecto a través de convenios o acuerdos. También será necesario especificar los responsables de las relaciones de coordinación inter-institucional y sus atribuciones.

"Es necesario que reflejemos de alguna manera la estructura de gestión que será la encargada de la ejecución del proyecto para entender cómo puede afectar el mismo a la organización."

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Los indicadores de evaluación son instrumentos que permiten medir la progresión hacia las metas propuestas. Si carecemos de ellos, la  evaluación será inútil, o poco viable. Tan importantes como las metas son los indicadores. Ellos nos permiten realizar una evaluación adecuada teniendo en cuenta los objetivos propuestos y las realizaciones concretas.
Por otra parte, si los indicadores no se establecen durante la fase de diseño del proyecto habrá que reconstruirlos posteriormente en la evaluación, probablemente con menos fiabilidad.

Para que los indicadores sean concretos y permitan una buena medición de los resultados del proyecto, deben reunir algunas condiciones:

● Independencia: Cada meta debe tener un indicador propio.

● Verificabilidad: Deben poder de verificarse de forma empírica los cambios que se dan en el proyecto, los cuales deben coincidir con la información que devuelven los indicadores.

● Validez: Los indicadores deben reflejar de forma real los avances o retrocesos que se dan en el proyecto

● Accesibilidad. Los indicadores deben estar construídos sobre datos fácilmente recopilables y verificables.

Además, es necesario señalar que no siempre podemos encontrar indicadores directamente cuantificables sobre aquello que deseamos medir. En esos casos, debemos utilizar indicadores de sustitución o indirectos. Debemos tener en cuenta que sobre los indicadores indirectos influyen factores ajenos al proceso que deseamos medir, por lo que debemos intentar cuantificar el nivel de influencia de eventos ajenos para saber si la información que recopilamos es útil o no.

Factores externos condicionantes

Son los factores externos sobre los cuales la administración o dirección del proyecto puede no tener ningún tipo de control pero que resultan esenciales para el éxito del proyecto.
Si bien la gerencia del proyecto tiene el control sobre los recursos o insumos, las actividades y la obtención de productos, ello no es suficiente para el logro de los objetivos, metas y finalidad de las mismas en el proyecto. Éstas suelen depender en gran parte de factores externos más que de los productos generados en el proyecto. Dichos eventos están fuera del alcance del mismo pero deben producirse para que el mismo tenga éxito y logre el efecto e impacto propuesto, por ello es necesario que durante su diseño se especifiquen claramente cuáles son esos factores de los que dependen significativamente el éxito del proyecto. Un buen diseño no deberá incluir factores externos poco realistas ni tampoco elementos que puedan ser aclarados en la fase de diseño.

La identificación de estos elementos que no forman parte del diseño del proyecto pueden clarificarlo y mejorar su probabilidad de éxito al señalar la necesidad de estos requisitos externos y su coordinación para lograr los efectos e impacto del proyecto.
Este procedimiento reduce también la incertidumbre en que opera el proyecto y establece los límites de la responsabilidad gerencial. Frecuentemente, estos factores juegan un papel muy importante en las relaciones causales de los distintos niveles de su planificación.
Para determinar correctamente estos factores externos condicionantes deben ser:

● Realistas y bien fundamentados 
● Precisos
● Completos

En cualquier caso, nunca deben señalarse factores que conciernan a las partes implicadas en el proyecto (ya sea en cuanto a insumos u obligaciones) ya que ello queda dentro del control del mismo.
Por último, resulta muy útil presentar un cuadro sintético de los distintos niveles de resultados que se esperan obtener, junto con los indicadores de cada uno de ellos y los factores externos que condicionan el paso o salto de un nivel a otro.

 

Hasta aquí hemos visto algunas herramientas que nos pueden ayudar a llevar adelante un proyecto de forma profesional, y nos permitirán ser eficientes tanto en la utilización de recursos como en el uso del tiempo. Para más artículos relacionados visite página.

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