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¿CÓMO ORGANIZO MI FUERZA DE VENTA?

Fuerza de Venta
El diseño y el método de control del departamento comercial es definido una vez que la empresa tiene en claro cuales serán los objetivos comerciales. Una vez identificados dichos objetivos podemos establecer distintos parámetros para nuestra fuerza comercial, como cantidad de vendedores o estrategias de venta.

Para la configuración de este departamento el director comercial tenderá a seguir los siguientes pasos.

Tamaño de la fuerza de venta
Determinar la cantidad de vendedores necesarios para atender a los clientes actuales y potenciales de la empresa presenta diversos dilemas que debe afrontar el director comercial. Por un lado, un aumento en la cantidad de vendedores provoca generalmente un aumento en la cantidad de ventas globales obtenidas pero al mismo tiempo aumentará los gastos incurridos por el departamento. En cualquier caso se trata de una decisión que esta estrechamente relacionada con el diseño de los territorios de ventas.

Algunos métodos para definir el numero adecuado de vendedores.

a) Método de desglose

Es el mas sencillo de todos. Se asume que cada vendedor tiene el mismo potencial de productividad.
Se determina cual es el volumen de facturación anual esperado y se divide por el importe esperado de ventas por cada vendedor.

Ejemplo: si la empresa proyecta vender $ 10.000.000 y cada vendedor puede vender $ 1.000.000, se necesitarán 10 vendedores para este ejercicio.

Desventaja:
Es muy difícil lograr que todos los vendedores tengan la misma productividad dado que las zonas y los clientes no tienen el mismo potencial

b) Método del incremento adicional

Se contratan vendedores mientras el incremento de los beneficios producidos por su adición sea superior al incremento producido en los gastos de venta como consecuencia de los mismos (salario, viáticos, formación, etc).
Este método reconoce que al agregar un nuevo vendedor las ventas y los beneficios crecen.

c) Método de la carga de trabajo

Este método se fundamenta en que todo vendedor de la empresa debe soportar una misma carga de trabajo, independientemente de cual sea el territorio en el que desarrolle su labor. Este método consta de 6 pasos:

1) Clasificar a los clientes por categoría (A,B,C)
2) Determinar la frecuencia de visitas
3) Calcular la carga necesaria para cubrir todo el mercado
4) Determinar el tiempo disponible por vendedor
5) Distribuir el tiempo del vendedor por tarea realizada
6) Calcular el numero de vendedores que se necesitan

Una vez definida la cantidad de vendedores es necesario definir el tipo de vendedores. La empresa podrá optar por vendedores propios o representantes independientes o ambos a la vez.

La mejor forma dependerá como siempre de los objetivos de la empresa y el tipo de productos o mercado al que dirigirá sus acciones.

"No existe ninguna magia que te haga un vendedor más rápido y eficiente, a menos que tu magia sea el trabajo duro"

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Luego de la planificación y dirección de las actividades de la fuerza de ventas se requiere de su control y evaluación para asegurar que el desempeño se ajusta a la planificación previa.

Es necesario dejar en claro que controlar no significa otra cosa que evaluar el desempeño tanto individual como colectivo de los vendedores. Esto le proporciona a la gerencia el feedback necesario para poder determinar si los objetivos se lograron o si se requieren correcciones en la planificación y la  urgencia para realizar esas correcciones . De nada sirve tener información si no podemos efectuar alguna acción con ella.

Las decisiones acertadas de la gerencia de ventas se basan en la correcta recopilación y presentación de información  sobre distintos puntos como productos, distribución, promoción, competencia, volumen, costos, precios, etc.

Esta información es obtenida de varias fuentes. Una de ellas es la que proveen los diferentes departamentos administrativos como por ejemplo fabrica, contabilidad, stock, créditos, cobranzas, y otros. Otra información con la que debe contar la gerencia es la que se refiere al análisis de desempeño de sus vendedores en general y de cada vendedor en particular, de los costos de comercialización, de las visitas realizadas y su eficiencia, del funcionamiento de los territorios de ventas, del análisis por cliente, del beneficio por cliente, del análisis por producto o servicio, datos sobre la actuación de la competencia, del análisis del mercado y otra información que sumada a la anterior brinde un panorama global del funcionamiento de las ventas.

Informes de vendedores
La base del control es la información rápida y fidedigna de la actuación de los vendedores. Para ello se utilizan informes diarios de visitas que incluye datos como

o Clientes visitados
o Dirección del mismo
o Cantidad de Km. Recorridos
o Importes vendidos
o Importes cotizados
o Motivo de la visita
o Tipo de productos /vendidos cotizados
o Potencial de ventas futuras
o Análisis por tipo de clientes
o Beneficios por clientes
o Análisis por productos en unidades/mes
o Análisis anual de la participación en el mercado
o Análisis de la participación en el mercado
o Otras

Índices De Control

Con la información recopilada de los diferentes departamentos de la empresa se pueden instrumentar los índices de control que serán elementales para el seguimiento de los vendedores. Estos índices reflejarán el trabajo no solo de un vendedor sino de la fuerza de ventas total y permitirán realizar correcciones puntuales para que el proceso de comercialización se desarrolle normalmente y de acuerdo a los objetivos predeterminados.

Algunos de los índices que habitualmente se utilizan son:

1. Pedidos obtenidos / visitas realizadas
2. Visitas realizadas / días hábiles de trabajo
3. Cifras facturadas / Objetivos de ventas
4. Facturación obtenida / nº pedidos obtenidos
5. Kms. recorridos / Nº visitas realizadas
6. Kms. recorridos / Nº pedidos obtenidos
7. Gastos de ventas / nº vendedores
8. Gastos de ventas /días hábiles trabajados
9. Venta de la zona /cuota de la zona
10. Nº cliente activos / nº total de la cartera

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