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GESTIÓN DE PROYECTOS - SEGUNDA PARTE
• En la primera publicación vimos algunos conceptos y herramientas necesarios a la hora de llevar adelante un proyecto.Aquí continuaremos desarrollando esos conceptos, en post de culminar una guía completa sobre el tema.
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Realizar un proyecto supone costos y la disponibilidad de fuentes de recursos, que deben determinarse a partir de un análisis previo. Se deben especificar claramente cada uno de los rubros , enunciando la cantidad y cualificación del personal necesario, material, equipo, gastos de funcionamiento y otros, todo ello expresado en términos monetarios. El presupuesto, en cuanto presentación sistemática del costo y el beneficio de un proyecto en unidades monetarias, comprende los siguientes puntos:
Costo de personal: Se calcula sobre la base del número de personas que participan en forma remunerada en la realización del proyecto, especificando el tipo de cualificación y la dedicación que se requiere en cada caso. Dado que no todas las tareas tienen igual importancia, a la hora de presupuestar los
gastos hay que distinguir entre personal técnico, auxiliares, administrativos, de servicio u otros.
Dietas o viáticos: Incluye los gastos por desplazamiento del personal (transporte, alojamiento, alimentación o comunicaciones) necesarios para realizar actividades fuera del lugar habitual de residencia.
Locales: En este rubro la diferenciación principal está entre:
* Construcción de un localización
* Compra y reacondicionamiento de un local
* Alquiler de un local
Material y equipos: Costo de material, gastos de transporte e instalación, mobiliario de oficina, archivos, máquinas de escribir, calcular, fotocopiadora, etc.
Gastos de funcionamiento : electricidad, agua, gas.
Gastos de oficina: Papelería, teléfono, comunicaciones, limpieza y conservación. Seguros, contribuciones e impuestos.
Imprevistos: En todo proyecto hay que prever una cierta cantidad de dinero para gastos imprevistos. Esta suma se suele calcular sobre la base del 5% del total del presupuesto de gastos.
Beneficios: Estos son ingresos financieros provenientes del mismo proyecto, que se da en ocasiones a través de proyectos de índole productiva. En otros proyectos de diferente modalidad, pueden contemplarse ingresos provenientes de los usuarios. Dichos ingresos, independientemente de que se aporten en dinero o mano de obra, deberán cuantificarse en unidades monetarias a la hora de elaborar el presupuesto de ingresos.
"Realizar un proyecto supone costos y la disponibilidad de fuentes de recursos, que deben determinarse a partir de un análisis previo"
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En algunos casos, se debe hacer un estudio de costos. En esas circunstancias se incluyen los siguientes rubros:
Costos directos: Son aquellos que se relacionan directamente con la presentación del servicio e inciden en forma inmediata para la realización y concreción del mismo.
Costos indirectos: Corresponden a los servicios complementarios que se originan como resultado de la ejecución del proyecto, por ejemplo, alquilar un equipo de amplificación, gastos de impresión de folletos, etc.
Costos fijos: Son los costos que no sufren variación a corto plazo cualquiera sea la magnitud de la prestación de los servicios o el nivel de producción, por ejemplo, los sueldos del personal de plantilla, el pago de alquiler de los edificios, etc.
Costos variables: Llamados también costos de operación. Varían directamente con el nivel de prestación de servicios o la magnitud de las actividades que se realizan, como por ejemplo, costos para la contratación de personal para tareas específicas; materias primas,
energía eléctrica, etc.
Costo de capital: pueden entenderse como los costos de las inversiones realizadas, o como el tipo de rédito que produciría ese capital aplicado a otra inversión.
Costos corrientes: son aquellos que pierden su valor una vez que el gasto se ha efectuado.
De manera general y simplificada puede decirse que para la determinación de los costos, hay que considerar tres elementos:
● Los diversos factores que componen el proyecto
● La cantidad usada de cada uno de los factores
● El valor o precio de cada uno de los factores
La función del presupuesto es la de «asignar recursos», determinar la fuente u origen de los mismos, y asegurar el desarrollo normal del proyecto y funcionamiento de los servicios. De ahí que exista una notoria interdependencia entre presupuesto y actividades. Quien elabora un proyecto debe articular coherentemente estos dos aspectos, de modo tal que no se llegue nunca a la situación de haber establecido qué cosas hacer y no saber o tener asegurado con qué hacerlo, o contar con recursos y no asignarlos adecuadamente a
la realización de las actividades que mejor contribuyen al logro de los objetivos propuestos.
En próximas ediciones continuaremos viendo más herramientas de utilidad en la gestión de proyectos
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