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NO ESTÁS AMORTIZANDO TU SISTEMA DE VENTAS Y NO LO SABÍAS

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• Los sistemas de ventas son normales en la actualidad. Ellos nos permiten facilitar y dinamizar el proceso de venta y al mismo tiempo llevar un registro histórico de las mismas, entre otras funcionalidades. Pero, ¿cómo saber si estamos haciendo un buen uso del mismo?, ¿cómo sabemos si el sistema se adapta a nuestro negocio?,¿realmente estamos amortizando la inversión?. Las respuestas en el siguiente artículo.

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¿Qué es un sistema de ventas?

La pregunta parece responderse por si sola, pero esconde una trampa en si misma. Un sistema de ventas como tal, permite registrar operaciones relacionadas a la venta como ser notas de crédito, notas de débito, facturas, remitos, y por otro lado, los objetos de las operaciones como artículos o servicios, clientes, proveedores entre otros. Dicho de otra forma, un sistema de ventas es un replicador de nuestro negocio en un sistema computarizado, el cuál valida o no distintas operaciones en función a una parametrización previa, con mayor o menor complejidad dependiendo del negocio. La trampa que esconde es sencilla y está a simple vista, pero en general no se tiene en cuenta. Un sistema de ventas es antes que nada, un sistema. Como tal, requiere elementos de entrada -datos- para generar en su salida información utilizable, pero ¿esto que quiere decir?¿ cual es la trampa?

¿Estamos haciendo un buen uso del sistema de ventas?

La trampa reside en la utilización que hagamos de dicho sistema, si entendemos como tal la capacidad de generar información partiendo de datos, y no a partir de un dato consolidado. Esto que parece un poco difícil de entender, se clarifica bastante cuando nos preguntamos si estamos generando información de calidad además de aquellos datos que podemos obtener de forma generalizada. 

Un sistema de ventas clásico puede decirnos cuántas ventas hemos realizado y cómo las mismas se ven reflejadas en la facturación, o bien qué cliente debe dinero, y en el mejor de los casos, cuáles son nuestros clientes mas importantes. Estos datos no están ni cerca de ser fundamentales para el negocio si no podemos darles historicidad y sentido, por lo tanto, puede que no estemos aprovechando al máximo la inversión

Léase que hemos llamado a la facturación un dato y no información, ya que no podemos tomar decisiones solamente con número, sin el aporte de una base técnica que sustente si ese número se corresponde como algo beneficioso o no. Por ejemplo, no es lo mismo para un kiosco facturar 1 millón de pesos mensuales y vender cigarrillos, que facturar la misma cantidad y no venderlos.  Para el caso, se sabe que la rentabilidad del cigarrillo es prácticamente nula, por lo tanto, el  kiosco que vende cigarrillos seguramente tendrá apalancada la venta en un producto que no le deja margen de ganancia. En otras palabras, ese negocio mueve dinero pero no lo genera, aún cuando el dueño pueda pensar que le está generando algún tipo de ingreso. Ello es un problema que nos obliga a hacernos como mínimo algunas preguntas, ¿cúanto conocemos de nuestro propio negocio?¿el sistema se adapta a nuestro negocio, o nuestro negocio se debe adaptar al sistema?, ¿como podemos obtener información precisa que resuelva problemas como el del ejemplo?.

"La trampa reside en la utilización que hagamos de dicho sistema si entendemos como tal la capacidad de generar información a partir de datos, y no de un dato consolidado"

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¿El huevo o la gallina?

La primer respuesta no puede ser respondida por nosotros, pero si podemos clarificar el resto. Los sistemas de ventas están pensados para venderse de forma masiva, por lo tanto, no atienden las particularidades que cada negocio pueda presentar. Adaptarse al sistema de ventas es tarea de quién decide contratar el servicio de aquellas empresas que lo comercializan. También hay que aclarar que a mayor escala, los negocios tienden a presentar particularidades y problemáticas parecidas, lo que facilita la tarea de implementación y desarrollo de sistemas integrados, pensados para operar negocios más grandes y complejos que ya cuentan con áreas específicas para el tratamiento de datos. Por el contrario, las pequeñas y medianas empresas no se ven beneficiadas por estos grandes desarrollos, ya que el costo de su implementación no alcanza a cubrir sus beneficios. 

La posibilidad de contratar un programador y generar un sistema propio es otra posibilidad. En ese caso queda sentarse a esperar con los dedos cruzados y rezar,  no porque el software desarrollado pueda presentar fallos en su programación, sino porque la lógica del negocio no siempre es captada de la misma manera por quién lo comunica y quienes tienen la tarea de traducirla en unos y ceros. Un desarrollo serio puede llevar muchos meses, sin dudas mas tiempo del que el negocio necesita para adaptarse a un sistema que ya se encuentre en el mercado, y ello sin contar con un punto fundamental a la hora de decidirse por cualquier tipo de sistema como es la disponibilidad de servicio técnico. En la actualidad, la capacidad de respuesta ante un fallo del sistema es igual de importante que su desarrollo. La disponibilidad del servicio es el eje fundamental en la implementación de cualquier tipo de sistema. 

En resumidas cuentas, es mejor ir por sistemas ya probados que por desarrollos nuevos, o sistemas muy complejos que no compensan inversión-beneficio.

 ¿Cómo sacar el máximo provecho de un sistema de ventas?

Para sacar el máximo de nuestro sistema de ventas debemos tener en cuenta algunos puntos:

  1. Adaptable al negocio: Si bien somos nosotros quiénes debemos acostumbrarnos a usar el sistema, el mismo debe ajustarse al tamaño y el tipo de negocio que llevamos adelante. No tiene sentido un sistema de ventas complejo, con muchas funcionalidades, cuando el negocio aún no tiene volumen para beneficiarse de ellas. La curva de aprendizaje debe ser elevada y acotada en el tiempo.
  2. Integrable a otros sistemas: Es importante tener en cuenta que el negocio es dinámico y lo que hoy es útil, mañana no lo es, por lo tanto es indispensable que el sistema tenga capacidad de expandirse junto con nuestra empresa si así lo requerimos.
  3. Servicio técnico confiable: Lo primero que debemos pensar cuando implementamos un sistema es, ¿que pasaría si dejara de funcionar?,¿que áreas dependen del sistema?, ¿cuál es el plan de contingencia?. La disponibilidad y atención del servicio técnico es fundamental para no interrumpir el flujo de trabajo.
  4. Complemento para toma de decisiones: Como dijimos anteriormente, los sistemas de ventas son capaces de brindar mucha más información de la que muestran a simple vista. Pero para ello es necesario construir esos datos que se generan en cada operación en información concreta. La capacidad de acceder a distinto tipo de reportes es escencial para construir otros sistemas enfocados en la toma de decisiones que apunten directamente a las características propias del negocio. En este punto, la creación de dashboards personalizados alimentados por estos reportes es una opción recomendable por su bajo costo y más aún si tenemos la posibilidad de asesorarnos y aprender un poco más sobre indicadores y valores a los que debemos prestar atención en el presente y el futuro.
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