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¿QUÉ ES UN SISTEMA ERP ?

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• En el siguiente artículo veremos que es un sistema ERP, cuáles son sus orígenes, cómo se utiliza y cuáles son sus beneficios y sus contras.  En síntesis, presentaremos una guía práctica para tener un primer acercamiento a este tipo de plataformas y eventualmente decidir sobre su aplicación en nuestra organización.

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¿Qué es un sistema ERP?

Podemos definir un sistema ERP como un paquete de programas estandarizados que permiten integrar y automatizar la mayor parte de los procesos de un negocio, y al mismo tiempo ofrecen datos e información en tiempo real a todos los miembros de la organización .

La sigla hace referencia a Enterprise Resource Planning, aunque no necesariamente un ERP permite planificar recursos. La sigla proviene de los antiguos MRP -Material Requiriment Planning- , que se utilizaban para la planificar la producción en la década del 60′ y fueron evolucionando hasta los años 90′ dónde adquirieron el nombre con el que se los conoce hoy en día al extenderse su alcance a las áreas de finanzas, recursos humanos, compras y ventas.

Sistema integrado 

Decimos que un ERP es un sistema integrado ya que almacena toda la información proveniente de los distintos sectores de la organización en una única base de datos. La información surgida en un departamento de la empresa se ve reflejada en otro, lo que permite a los gerentes tener una visión integral en tiempo real del funcionamiento de cada sector, y del conjunto. Además, el hecho de que el formato de los datos sea igual en cada área, permite comparar la información con la certeza de que no hay anomalías que puedan perjudicar cualquier análisis que se desee realizar. 

 

 

"Un ERP es un sistema integrado ya que almacena toda la información proveniente de los distintos sectores de la organización en una única base de datos ."

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Diseño

Los sistemas ERP están construídos sobre la base de las mejores prácticas, es decir que están diseñados pensando en maximizar la eficiencia y minimizar la personalización así como intentan replicar el funcionamiento de aquellos sistemas que han probado su funcionamiento de forma exitosa. Podemos decir que los sistemas ERP son genéricos, esto es, presuponen el funcionamiento general de una empresa y lo replican en la lógica de su funcionamiento. Ello puede ser una ventaja o una desventaja, dependiendo de lo que se busque al momento de su aplicación.

¿Conviene implementar un ERP en mi negocio?

La tecnología tiene como principal objetivo ayudarnos a simplificar y mejorar nuestra vida cotidiana, y es por ello que la implementación de un ERP está motivada por cuestiones específicas del negocio. Algunos ejemplos que pueden ayudarnos a saber si requerimos de un sistema de este tipo son:

Información fragmentada: Si tenemos datos del negocio desparramado en distintas bases de datos y con distintos formatos que impiden consolidar en un solo lugar datos integrales del negocio.

Necesidad de interconectar sistemas: Si queremos evitar construir interfaces entre distintos sistemas y deseamos que cada departamento de nuestra organización cuente con un sistema específico para su sector pero relacionado entre sí.

Redundancia de datos: Si a causa del uso de múltiples sistemas tenemos datos repetidos o redundantes, y deseamos contar con una base de datos normalizada y lista para extraer información y utilizarla para tomar decisiones.

Ventajas

A continuación veremos algunas ventajas aparejadas de la implementación de este tipo de sistemas:

1) Evitan el esfuerzo de desarrollar sistemas específicos reduciendo los tiempos.

2) Constante actualización y soporte técnico, incluídos redes de proveedores y consultores del servicio.

3) Incorporan mejores prácticas a la organización.

4) Acceder a información fiable y utilizable a la hora de tomar decisiones.

5) Se integran a cualquier empresa gracias a la modularización de los servicios.

6) Consolidar información de la misma empresa aunque la misma se encuentre en diferentes países, con diferentes monedas e idiomas.

Desventajas

Es necesario que tengamos en cuenta algunas desventajas que pueden presentarse a la hora de optar por este tipo de soluciones. Veamos algunas de ellas:

1)Se requiere desembolsar una buena cantidad de dinero conforme la complejidad de la empresa y los módulos que necesitemos utilizar.

2)Se genera una gran dependencia del proveedor.

3)Requiere de grandes esfuerzos y costos de implementación.

4)Se requiere adoptar los procesos de toda la organización al paquete de software.

5)Podemos encontrarnos que un módulo no se ajusta a lo que buscamos luego de haberlo implementado.

6)Genera una gran demanda de recursos orientados a la informática.

7)Obligan a adaptarse a la obsolencia forzada del producto, ya que los proveedores actualizan el software y debemos adaptarnos a los cambios de forma constante.

Hasta aquí hemos visto las ventajas y las desventajas de contar con un sistema ERP. Sin dudas, siempre es conveniente implementar un sistema de este tipo ya que será de vital importancia a la hora de apoyarnos en soluciones tecnológicas para hacer crecer nuestro negocio de forma eficiente y sostenible, pero también debemos tener en cuenta el trabajo extra que ello implica, sobre todo en el primer momento de su implementación. 

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