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¿QUÉ ES UN SISTEMA INTELIGENTE? TERCERA PARTE
En esta tercera y última parte veremos cómo se integran los diferentes sistemas dentro de la de una organización en función a la estructura decisional y como se aplica el concepto de BI al total de la organización.
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Decisiones al interior de la estructura
Desde un punto de vista analítico, a la hora de pensar en un desarrollo estratégico en cualquier organización debemos pensar en la correcta interpretación de cada dato recolectado. Pensemos en la estrategia como la punta del iceberg, dónde todo lo que se encuentra por debajo sirve de sustento para mantener el iceberg emergido en su parte menos voluminosa. De este paralelismo podemos encontrar que es necesario una estructura decisional lo suficientemente sólida para entender cómo se dan los diferentes procesos y cambios al interior y al exterior del organismo con el fin de tomar decisiones positivas en post de una inserción sostenible y sustentable en el tiempo dentro de un marco específico. En otras palabras, de cómo se mantiene a la organización en pié a lo largo del tiempo.
Los tipos de decisiones están fundamentadas en su capacidad de desarrollo, es decir, sólo podemos tomar decisiones si entendemos cómo afectan al conjunto y las consecuencias que las mismas pueden desencadenar. No es lo mismo una tarea operativa dónde la capacidad de decisión es prácticamente nula, una tarea supervisora, dónde la decisión es muy limitada y se cierne a pequeños compartimientos específicos, una táctica gerencial para el desarrollo del servicio o producto dónde el marco de aplicación de la decisión es más amplio y ya no sólo toma en cuenta aspectos internos sino también externos, aún desde una visión compartimentada del funcionamiento organizacional , o una estrategia desde la visión de la o las cabezas de la organización, dónde la decisión está basada en función a una visión integral del negocio en todas sus dimensiones.
Tipos de decisiones
•Estructuradas: Se dan en el marco operacional, están fundamentadas en procedimientos repetitivos y constantes en el tiempo. El grado de formación para estas tareas en el marco de la organización es estándar.
•Semi Estructuradas: Se nutren del marco operacional y de factores externos. Por un lado las decisiones deben estructurarse para ser introducidas a la operación y por otro lado deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse con éxito a cambios externos. La experiencia y las habilidades interpersonales son dos puntos cruciales para llevar esta tarea con éxito.
•No Estructuradas: Se dan en el marco más alto de la pirámide y corresponde a quienes son dueños o cabezas de la organización. Las decisiones se fundamentan en una visión integral del negocio y todo aquello que lo rodea. De esta forma, las decisiones no se estructuran sobre aspectos puntuales sino sobre un marco mucho más amplio dónde el negocio es un actor más dentro de un sistema heterogéneo.
"Sólo podemos tomar decisiones si entendemos cómo las mismas afectan al conjunto y las consecuencias que pueden desencadenar"
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Integración de sistemas en función a la estructura de decisión
Hemos visto que a cada copartimiento en la pirámide le corresponde un marco sobre el cuál se toman determinaciones. También sabemos que para que un sistema sea considerado inteligente, debe adaptarse a las necesidades específicas del sector brindando información de calidad en un momento específico. Entonces, ¿cómo se integran estos sistemas dentro de estos marcos conceptuales?. Profundizaremos un poco lo visto anteriormente.
Veremos que los sistemas se integran a partir de tres niveles básicos:
Nivel Operacional
Nivel Táctico
Nivel Estratégico
Nivel Operacional
Entendemos que el nivel operacional es la base de la estructura, por lo tanto la información requerida en este caso muchas veces esta limitada a reportes estructurados en formato Excel, PPT o Word. También pueden requerirse pequeños indicadores de rendimiento específicos generalmente orientados al control de la base operacional. Por otro lado, la información que este sector genera para adentro de la organización es vital para su funcionamiento, y se deglosa en niveles superiores como hemos visto con anterioridad.
Procesos de ETL (Extracción, Transformación y Carga de información en bases de datos multidimensionales), carga de formularios digitales o módulos operacionales de sistemas ERP (sistemas de planificación empresarial) y CRM (sistemas de relación con el cliente), transacciones básicas de compra y venta en bases de datos convencionales, entre otras, son fuentes de ingreso constante de información en este nivel hacia el interior de la empresa.
Nivel Táctico
Dentro del nivel táctico la información que recibimos parte de dos vías. Una, el interior de la empresa, y otra, el exterior. En este nivel, programas de tipo OLAP (programa de análisis en línea) pueden mostrarnos información concreta sobre la forma en que se desenvuelve la organización en tiempo y espacio. La información consolidada de los sistemas ERP y CRM (muchas veces unificados en un mismo paquete como Microsoft Dynamics o el conjunto de soluciones SAP) también pertenecen a este grupo de soluciones.
La visualización de la información es tan importante como su procesamiento. Ella se muestra a través de indicadores claves de rendimiento conocidos como indicadores KPI’s por su siglas en inglés (Key Perfomance Indicator) los cuales se despliegan en tableros comando, más conocidos como dashboards, los cuáles se desprenden de los mismos sitemas cómo módulos específicos de visualización, aunque programas como Power BI son muy utilizados gracias a su versatilidad. En este punto la visualización de la información se organiza en función al área y a las características específicas del negocio.
Este tipo de ordenamiento permite tomar mejores decisiones en la planificación operativa y comercial de la empresa al ocultar todos aquellos conjuntos de datos que no consideramos escenciales en el momento.
Nivel Estratégico
El camino del dato termina en este punto. A partir del nivel estratégico, se toman determinaciones integrales para el funcionamiento de la organización. La información aquí tiende a ser lo más breve y precisa posible. ¿Por qué? Básicamente porque la estrategia en si misma busca lograr posiciones y objetivos a largo plazo, o dicho de otra forma, posicionar la empresa ante la sociedad de forma beneficiosa a lo largo del tiempo.
Es importante comprender que la información breve y precisa permite dar un panorama de situación general sin entrar en detalles que no son resposabilidad de quienes presiden o forman parte de la empresa, sino de quiénes se contrata para llevarla adelante. El nivel estratégico compara la información recibida con lo proyectado por equipos propios o por la misma empresa, y da el visto bueno o no a lo realizado en función a los objetivos planteados en dicho nivel.
La información en este nivel puede presentarse de varias maneras, ya sea a través de documentos en formato papel, presentaciones en formato PPT o similares, o bien en los mismos programas utilizados en el nivel táctico optimizados para la toma de decisiones estratégicas. Estos últimos son de especial utilidad y responden al concepto de sistema inteligente ya que permiten desglosar la información recibida tánto como se desee, es decir, profundizar sobre la información de cada indicador tanto como se crea necesario.
Ejemplos de este tipo de software son Tableu o Power BI.
Conclusiones
Como hemos visto a lo largo de estas tres publicaciones, la inteligencia por si misma no se explica si no tiene un campo sobre el cuál desarrollarse. En el mundo de las organizaciones, la inteligencia encuentra su camino a través de sistemas orientados a la toma de decisiones que asisten a un tipo de usuario específico en un momento determinado. Estos sistemas actúan como una autopista de dos vías, enviando y recibiendo datos y validando o soliciando permisos según el rol en el sistema, o mejor dicho, según el nivel y el campo de decisión del usuario.
La inteligencia de negocios (o BI) se integra de lleno en este campo sin distinción de rubro u organización y se transforma en una pieza clave en la toma de decisiones inteligentes al permitir la recolección de datos que utilizamos como base del aprendizaje, es decir, como modelo comparativo del cuál extraer experiencias de distinto tipo que permiten esclarecer el panorama ante cualquier situación que se presente como un problema o desafío.
Por si fuera poco, muchos sistemas integran la posibilidad de adaptar software especializado en aprendizaje de máquinas a través de nodos de procesamiento o bien procesar enormes cantidades de datos y encontrar patrones de similitud entre ellos de forma que el ser humano no podría hacerlo (Machine Learning y Data Mining).Todo lo mencionado anteriormente hace que las áreas dedicadas a IT sean cada vez más preponderantes dentro de las organizaciones sin importar su tipo o tamaño.
Si bien al final del sistema siempre hay un ser humano, la brecha entre las capacidades de decisión entre nosotros y ellos son cada vez mas acotadas.
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